Bezügenachweise

Hinweis zum elektronischen Bezügenachweis

Eine Übersicht der Änderungen wie auch weitere Fragen und Antworten zu dem Thema E-Bezügenachweis finden Sie in dem Dokument Häufig gestellte Fragen (FAQ-Liste) (PDF 296 KB).

Muster eines Bezügenachweises für Arbeitnehmer

Der folgende Bezügenachweis beinhaltet die Daten eines Musterfalles.
Wenn Sie weitere Fragen zu Ihrem Bezügenachweis haben, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Sachbearbeiterin/ Ihren zuständigen Sachbearbeiter, die/der unter dem Anschriftenblock auf Ihrem Bezügenachweis angegeben ist.

Muster eines Bezügenachweises für Arbeitnehmer
Muster eines Bezügenachweises für Arbeitnehmer - Seite 1
Muster eines Bezügenachweises für Arbeitnehmer
Muster eines Bezügenachweises für Arbeitnehmer- Seite 2
(1) Kopfzeile

Letzter Nachweis MM.JJJJ

Bezügenachweise werden im Grundsatz nur für den Monat erstellt, in dem sich gegenüber dem letzten Monat inhaltliche Änderungen ergeben. Von dieser Regel ausgenommen sind die Monate Januar und Dezember; für diese Monate werden zur besseren Übersicht und Jahresabgrenzung immer Bezügenachweise erstellt. Um einen lückenlosen Nachweis zu ermöglichen, erfolgt ein Andruck des Monats und des Jahres, in dem der letzte Bezügenachweis erstellt wurde.

(2) Allgemeine Daten

In diesem Bereich befinden sich allgemeine Angaben zu Ihren abrechnungsrelevanten Daten. Es erfolgt dabei lediglich ein Andruck der Felder, die auch einen Wert haben. Bitte überprüfen Sie daher die Angaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die mit 1) gekennzeichneten Felder werden ausgegeben, obwohl sie gemäß der Entgeltbescheinigungsverordnung nicht zwingend vorgeschrieben sind. Deshalb können die entsprechenden Feldinhalte von Ihnen geschwärzt werden, wenn Sie diese Entgeltbescheinigung Dritten vorlegen.

Geschäftszeichen
Bei Rückfragen oder Briefwechseln mit der HBS ist immer das Geschäftszeichen anzugeben.

Personalnummer
Unter der Personalnummer wird Ihr Personalfall bei der HBS geführt.

Ein-/ Austritt - Ende aktiver Dienst
Es wird in der Regel das Eintrittsdatum in den öffentlichen Dienst ausgegeben. Aufgrund von Wechseln der Abrechnungssysteme kann es hier zu Abweichungen kommen, die jedoch auf die Bezügezahlung keine Auswirkung haben.

Geb. Datum / Fam. Stand
Der Familienstand wird wie folgt abgekürzt:
Ledig
Verh = verheiratet
Verw = verwitwet
Getr = getrennt lebend
Gesch = geschieden
elPart = eingetragene Lebenspartnerschaft
LPaufg = aufgehobene Lebenspartnerschaft
LPvstb = verwitwet (Lebenspartnerschaft)

Gruppe / Tarifart
Unter der Gruppe wird die Entgelt-/Besoldungsgruppe bzw. der Ausbildungstarif dargestellt. Die Tarifart verweist auf das angewandte Gesetz oder den angewandten Tarifvertrag.

Stufe
Hier werden die Stufen der betreffenden Entgelttabelle (TV-H und weitere Tarifverträge) dargestellt. Beschäftigte aus dem Geltungsbereich des BAT/MTArb, die im Rahmen der Überleitung einer individuellen Zwischen- oder Endstufe zugeordnet wurden, führen vor der Stufenbezeichnung ein Pluszeichen.

Beschäftigungsumfang Z / N
Der Teilzeitzähler (Z) stellt Ihre persönliche Arbeitszeit in Stunden dar.
Der Teilzeitnenner (N) beinhaltet die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit in Stunden.

Steuerklasse / KinderFreib / Konf
Hier werden die der Abrechnung zugrundeliegenden Lohnsteuerabzugsmerkmale Steuerklasse und Zahl der Kinderfreibeträge (bei den Steuerklassen I bis IV) sowie die Religionszugehörigkeit dargestellt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter dem Menüpunkt Bezüge > Steuer.

Steuerfreibetrag Jahr / Monat
Hier werden die der Abrechnung zugrundeliegenden Lohnsteuerabzugsmerkmale Steuerfreibetrag Jahr und Steuerfreibetrag Monat dargestellt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter dem Menüpunkt Bezüge > Steuer.

Hinzurechn.-betrag Jahr / Monat
Ein Arbeitnehmer, dessen Jahresarbeitslohn im ersten Dienstverhältnis unterhalb des Betrages bleiben wird, der in dieser Steuerklasse lohnsteuerfrei bezogen werden kann, kann den Restbetrag, den er dort voraussichtlich nicht ausschöpft, auf die Steuerklasse für ein zweites oder weiteres Dienstverhältnis übertragen lassen. Dabei gilt, dass der Arbeitgeber im ersten Dienstverhältnis für Lohnsteuerzwecke den Lohn seines Arbeitnehmers rechnerisch um genau denselben Betrag erhöhen muss, den der andere Arbeitgeber aufgrund der Eintragung bei den Steuermerkmalen für dieses Arbeitsverhältnis steuerfrei belassen darf. Dieser Betrag wird dem Arbeitgeber über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale übermittelt und lohnsteuerrechtlich als Hinzurechnungsbetrag bezeichnet.

Steuer- / SV-Tage
Steuertage werden automatisch anhand des Eintritts- und Austrittsdatums berechnet. Für volle Monate der Beschäftigung werden 30 Steuertage angesetzt, in Teillohnzahlungzeiträumen werden sie anteilig berechnet.

Beiträge zur Sozialversicherung sind für jeden Kalendertag zu zahlen, in dem eine Mitgliedschaft in der Sozialversicherung besteht. Ein solcher Kalendertag wird als Sozialversicherungstag bezeichnet. Für volle Monate der Beschäftigung werden 30 Sozialversicherungstage angesetzt, in Teillohnzahlungszeiträumen werden sie anteilig berechnet. Zur Berechnung der Beiträge aus dem Arbeitsentgelt müssen die Sozialversicherungstage des jeweiligen Lohnabrechnungszeitraums ermittelt werden.

Optionaler Steuerfaktor
Anstelle der Steuerklassenkombination III/V können Arbeitnehmer für den Lohnsteuerabzug das sog. Faktorverfahren (§ 39f EStG) bei der Steuerklasse IV/IV wählen, wobei durch Anwendung eines steuermindernden Multiplikators bei Ehegatten mit der Steuerklasse IV nicht mehr Lohnsteuer einbehalten wird als voraussichtlich notwendig.
Weitergehende detaillierte Hinweise zu diesem Faktorverfahren erhalten Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt.

Steuer-ID
Das Bundeszentralamt für Steuern hat für jede in Deutschland gemeldete Person eine persönliche Steueridentifikationsnummer gebildet. Sie besteht aus 11 zufällig gebildeten Ziffern, die keinen Rückschluss auf die Daten des Steuerpflichtigen zulassen (Rechtsgrundlage § 139b Abgabenordnung (AO)).

Basistarif private KV / PV
Durch das Bürgerentlastungsgesetz können die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung für Sie und ggf. für Ihren nichterwerbstätigen Ehegatten bzw. Ihre unterhaltsberechtigten Kinder in Höhe des Basistarifs im Lohnsteuerabzugsverfahren steuerfrei gestellt werden.
Freiwillige Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung können ihre Beiträge durch geeignete Unterlagen ihrer Krankenkasse nachweisen.

Sozialversicherungsnummer
Mit Beginn einer versicherungspflichtigen Tätigkeit wird die Sozialversicherungsnummer mit der Anmeldung beantragt. Sie wird von der Rentenversicherung (zusammen mit dem "Sozialversicherungsausweis") nur einmal vergeben und gilt lebenslang. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.deutsche-rentenversicherung.de.

Krankenkasse / Beitr.Satz
Zeigt an, bei welcher Krankenkasse Sie versichert sind, inkl. des entsprechenden Arbeitnehmerbeitragssatzes, welcher sich zusammensetzt aus dem allgemeinen AN-Beitragssatz und dem kassenindividuellen Zusatzbeitrag..

BGS / MFB / GZ / PV-Zuschlag

Beitragsgruppenschlüssel:

Auf allen Meldungen zur Sozialversicherung ist ein numerischer Schlüssel anzugeben. Dabei wird für jeden Beschäftigten in der Reihenfolge der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung die jeweils zutreffende Ziffer angegeben. Wenn keine Beitragspflicht vorliegt, wird dies mit der Ziffer 0 ausgewiesen. Anhand dieses Beitragsgruppenschlüssels werden die Beiträge zur Sozialversicherung berechnet und zugeordnet.

Mehrfachbeschäftigung:

Diese wird mit einem "M" gekennzeichnet, wenn ein Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt ist.

Gleitzone:

Sofern eine Beschäftigung im Rahmen der Gleitzone stattfindet, wird dies durch ein "G" gekennzeichnet. Informationen hierzu erhalten Sie auf der Internetseite der Minijobzentrale Knappschaft Bahn See www.minijob-zentrale.de oder/und bei Ihrer Krankenkasse.

PV-Zuschlag für Kinderlose:

Grundsätzlich müssen alle kinderlosen Mitglieder der sozialen Pflegeversicherung, die das 23. Lebensjahr vollendet haben, zusätzlich zu dem normalen Beitragssatz einen Beitragszuschlag entrichten. Dies wird durch ein "X" gekennzeichnet.

Zusatzversorgungskasse
Zeigt an, bei welcher Zusatzversorgungskasse Sie versichert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Bezüge > Arbeitnehmer > VBL / Zusatzversorgung.

Mitgliedsnummer
Hier finden Sie Ihre Mitgliedsnummer bei der zuständigen Versorgungskasse.

(3) Entgeltbestandteile

In diesem Bereich werden sämtliche Entgeltbestandteile dargestellt. Anhand der Kennzeichnung ist ersichtlich, ob es sich um eine Einmalzahlung (E) handelt, ob der Bestandteil lohnsteuer-(L), sozialversicherungs-(S) und/oder zusatzversorgungspflichtig (Z) ist und in das Gesamtbrutto (G) einfließt. Dargestellt werden zum einen die Beträge für den jeweiligen Monat und zum anderen die Jahressummen des jeweiligen Entgeltbestandteils.

Kurzerläuterung einzelner Entgeltbestandteile:

  • Grundentgelt / Indiv. Zwischen-/Endstufe
    Beschäftigte, die in den TV-Hessen übergeleitet wurden, erhalten ein Grundentgelt bzw. eine individuelle Zwischen-/Endstufe. Neueingestellte Beschäftigte erhalten ein Grundentgelt. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie über Ihre personalverwaltende Dienststelle.

  • Besitzstand Kinder
    Für im Dezember 2009 berücksichtigte Kinder werden die kinderbezogenen Entgeltbestandteile des BAT oder MTArb als Besitzstandszulage weitergezahlt, solange für diese Kinder Anspruch auf Kindergeld besteht (§ 11 TVÜ-H).

  • Kinderzulage
    Eine Kinderzulage für jedes berücksichtigungsfähige Kind erhalten Beschäftigte gem. § 23a TV-H, für die erstmalig oder ein erneuter Anspruch nach dem 01.01.2010 auf Zahlung von Kindergeld besteht.
    Informationen zu den Kinderbestandteilen werden unter "Informationen zu Kinderdaten" dargestellt.

  • Vermögensb. AG-Anteil
    Vermögenswirksame Leistung des Arbeitgebers als Anteil zur vermögenswirksamen Anlage nach dem Vermögensbildungsgesetz.

  • ZV SV-Hinz-Betrag
    Dieser Betrag errechnet sich aus dem SV-Hinzurechnungsbetrag 1, dem SV-Hinzurechnungsbetrag 2 sowie dem individuell zu versichernden/zu versteuernden AG-Anteil der Umlage.
    Die steuerfreie Umlage zur Zusatzversorgung sowie der pauschalversteuerte Anteil der Arbeitgeberumlage unterliegen, unter Berücksichtigung des Freibetrages (Grenzbetrages), grundsätzlich der Beitragspflicht in der Sozialversicherung. Weitere Erläuterungen und eine Beispielrechnung finden Sie unter dem Menüpunkt Bezüge > Arbeitnehmer > VBL / Zusatzversorgung.

  • ZV Steuer-Hinz-Betrag
    Dieser Betrag errechnet sich aus dem vom Arbeitnehmer individuell zu versteuernden Anteil der Arbeitgeberumlage zur Zusatzversorgung. Weitere Erläuterungen und eine Beispielrechnung finden Sie unter dem Menüpunkt Bezüge > Arbeitnehmer > VBL / Zusatzversorgung.

Bruttoentgelte
In diesem Bereich werden die Summen der einzelnen Entgeltbestandteile des Abrechnungsmonats und die entsprechenden Jahressummen aufgelistet. Es wird zusätzlich unterschieden, ob es sich um eine laufende Zahlung oder eine Einmalzahlung handelt.

  • Gesamtbrutto
    Das Gesamtbrutto errechnet sich aus den Entgeltbestandteilen, die mit "G" gekennzeichnet sind. Das Gesamtbrutto kann vom steuerpflichtigen und dem sozialversicherungspflichtigen Brutto abweichen.

  • Steuer-Brutto
    Das steuerpflichtige Brutto errechnet sich aus den Entgeltbestandteilen, die mit "L" gekennzeichnet sind. Dieses Brutto stellt die Berechnungsgrundlage für die Ermittlung der Lohn- und Kirchensteuer sowie des Solidaritätszuschlags dar.

  • SV-Brutto
    Das sozialversicherungspflichtige Brutto errechnet sich aus den Entgeltbestandteilen, die mit "S" gekennzeichnet sind. Aus diesem Brutto werden, unter Berücksichtigung der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen, die Beiträge für die einzelnen Bereiche der Sozialversicherung berechnet.

  • ZV-Brutto
    Das zusatzversorgungspflichtige Brutto errechnet sich aus den Entgeltbestandteilen, die mit "Z" gekennzeichnet sind. Aus diesem Entgelt werden, unter Berücksichtigung der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen, die Beiträge zur Zusatzversorgung berechnet.

Gesetzliche Abzüge
In diesem Bereich werden die gesetzlichen Abzüge vom steuerpflichtigen Arbeitslohn und dem Sozialversicherungsbruttoentgelt, getrennt nach laufendem und einmaligem Bruttoentgelt, dargestellt.

Nettoentgelt
Ergibt sich aus der Differenz zwischen Gesamtbrutto und den gesetzlichen Abzügen.

Sonstige Be-/Abzüge
In diesem Bereich werden alle Bezüge aufgelistet, die zusätzlich zu den zuvor genannten Entgeltbestandteilen gezahlt werden. Außerdem erfolgt eine Auflistung der privaten Abzüge.

  • ZV-Umlage Arbeitnehmer
    Umlagebeitrag der Arbeitnehmer zur Zusatzversorgung z.B. Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL), den der Arbeitgeber vom Arbeitsentgelt einbehält.

  • Anlage nach AVmG
    Überweisungsbetrag einer freiwilligen Zusatzversicherung z.B. als Entgeltumwandlung zur VBL (VBL-Extra oder VBL-Dynamik)

  • Altersvermögen individ.
    Überweisungsbetrag einer freiwilligen Zusatzversicherung z.B. "Riester"–Sparvertrag zur VBL (VBL-Extra oder VBL-Dynamik)

  • Vermögensbildung
    Es handelt sich hierbei um den Überweisungsbetrag der vermögenswirksamen Leistung. Dieser Betrag wird auf das Konto des Anlageinstitutes überwiesen, welches im Abschnitt "Überweisungsinformationen" angegeben ist.

  • Kindergeld
    Weitere Informationen zur Zahlung von Kindergeld finden Sie unter Bezüge > Kindergeld.

  • Nachberechnung Vormonate
    Es handelt sich hierbei um die Summe der Nachberechnungen für Vormonate aus der aktuellen Abrechnung und ggf. dem Forderungsbetrag aus der Abrechnung des Vormonats.

Auszahlungsbetrag
Dieser Betrag wird auf die von Ihnen angegebene Bankverbindung überwiesen (vgl. dazu den Abschnitt "Überweisungsinformationen").

Sollte sich ein "negativer Auszahlungsbetrag" ergeben, wird dieser unter dem Begriff "Forderung" dargestellt.

(4) Zusätzliche Informationen (je nach Einzelfall)

Informationen zu Kinderdaten

  • Kindergeld / Kinderbestandteil
    Es wird jeweils dargestellt, ob das Kind als Zahl- oder Zählkind berücksichtigt wird oder ob kein Anspruch auf Zahlung besteht.

  • Befristet bis
    Dieses Datum bezieht sich auf die voraussichtliche Bezugsdauer von Kindergeld und/ oder der kinderbezogenen Bezügebestandteile bzw. auf den nächsten Überprüfungstermin.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter dem Menüpunkt Bezüge > Kindergeld.

Bruttoüberzahlungen
Hier wird der aktuelle Stand der Restforderung dargestellt.

Überweisungsinformationen
Hier können Sie erkennen, an welche Bankverbindung die Überweisung Ihrer Bezüge, einer vermögenswirksamen Anlage und ggf. einer Pfändung/Abtretung erfolgt ist. Gemäß Artikel 5 Abs.1c der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird die IBAN maskiert dargestellt. Es sind jeweils nur die ersten und letzten vier Stellen der IBAN sichtbar.